Nên chọn phần mềm quản lý mầm non nào hiệu quả phù hợp nhất

phần mềm quản lý trường học

Thế nào là một phần mềm quản lý trường mầm non hàng hiệu quả?

Sau khi đã hiểu được lợi ích và quyết định mua phần mềm quản lý dành cho trường mình thì chắc hẳn bạn sẽ thấy “hoang mang” giữa một rừng các phần mềm quản lý trường mầm non đang được cung cấp trên thị trường. Vậy bạn nên mua phần mềm nào? Để mua được một phần mềm quản lý trường mầm non hiệu quả, tốt nhất và phù hợp với bạn thì cần phải xét đến các tiêu chí sau đây:

1. Phần mềm quản lý trường mầm non phải dễ sử dụng:

Một phần mềm quản lý mầm non hiệu quả phải có một giao diện thân thiện, đơn giản, dễ dàng thao tác và sử dụng. Nếu phần mềm quản lý trường mầm non có thể giúp người dùng không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức làm quen, thậm chí không cần có người hướng dẫn ở bên mà chỉ cần nhìn giao diện là đã có thể thực hiện được. Dễ dùng, dễ nhớ, dễ nắm bắt thì đó chính là ưu thế nổi trội và bạn nên ưu tiên cho những phần mềm quản lý mầm non như vậy.

Không phải ai cũng được tiếp xúc với công nghệ thông tin, thế nên việc sử dụng một phần mềm quản lý mầm non có thể khiến cho bạn hay nhân viên của cảm thấy khó khăn. Bạn nên lựa chọn một phần mềm có giao diện đơn giản mà bất kì ai cũng có thể sử dụng được. Việc sử dụng một phần mềm quản lý trường mầm non có giao diện phức tạp, bố cục rắc rối, nút lệnh không khoa học sẽ tốn khá nhiều thời gian. Và nhân viên nếu sử dụng một phần mềm phức tạp như vậy sẽ có thể khiến họ bị rối và nhầm lẫn, nhất là những lúc nhập dữ liệu học sinh, những lúc thanh toán học phí, thanh toán tiền lương cho giáo viên, nhân viên hay in ấn bất kỳ thông tin nào bạn cần, điều đó gây ra sự bực bội không đáng có cho phụ huynh và thiệt hại về uy tín cùng tài chính cho ngôi trường của bạn.

Hãy nhớ, một phần mềm quản lý mầm non siêu đơn giản, dễ sử dụng sẽ làm giảm chi phí đào tạo nhân viên, giảm thời gian cho nhân viên và giáo viên của trường. Từ đó nâng cao được chất lượng và hiệu suất công việc và nâng cao hình ảnh của trường bạn nên rất nhiều.

phần mềm quản lý trường mầm non onekids
Phần mềm quản lý trường mầm non OneKids

2. Đáp ứng và phù hợp với các hoạt động của nhà trường:

Một trong những tiêu chí quan trọng không kém trong việc lựa chọn phần mềm quản lý trường học hiệu quả là  phần mềm đó có đáp ứng được toàn bộ và phù hợp với quy trình trong trường học của bạn hay không. Thông thường, các phần mềm quản lý trường học đều được thiết kế để phù hợp với các quy mô trường học khác nhau. Vậy nên, thường nó được tích hợp các tính năng phổ biến nhất chứ không được thiết kế riêng cho bất kì mô hình hay ý tưởng chuyên biệt nào.

Do đó, bạn cần phải phân tích, kiểm tra xem liệu phần mềm đó có thể đáp ứng phù hợp với mô hình của bạn hay không. Từ việc quản lý học sinh, quản lý giáo viên, quản lý các hoạt động chung của trường đến các chức năng chuyên sâu mà rất ít phần mềm quản lý trường học đáp ứng được như quản lý học phí, tính toán tự động học phí, thu học phí, tính toán công lương giáo viên, quản lý thu chi nội bộ của trường. Bên cạnh đó có những chức năng không thể thiếu của một phần mềm quản lý mầm non hiệu quả đó là việc phần mềm đó có tích hợp các chức năng như: Quản lý camera trường học, tích hợp chia sẻ Video không giới hạn, quản lý tương tác giữa nhà trường, giáo viên, phụ huynh trên ứng dụng cũng như qua cả SMS… tất cả những khâu này sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà trường. Yếu tố này rất quan trọng vì nếu như phần mềm không đáp ứng đủ yêu cầu của trường học, bạn sẽ phải tốn kém chi phí mà không giúp ích được gì, thậm chí bạn phải bổ thêm tiền để mua thêm các phần mềm khác.

Vậy nên, bạn cần ưu tiên cho phần mềm quản lý trường học nào vừa nhanh chóng, tối ưu cho thao tác vừa phù hợp với hoạt động của trường mình, đáp ứng được những tính năng thiết yếu như sau:

  • Quản lý học sinh, giáo viên thuận tiện và đầy đủ:

Hầu hết, các sản phần mềm quản lý trường học, trường mầm non hiện nay đều có chức năng quản lý học sinh, giáo viên. Tuy nhiên chỉ rất ít phần mềm có được thao tác sử dụng đơn giản, thuận tiện đồng thời đáp ứng được cho chủ trường, nhân viên có thể làm việc từ xa ở bất cứ nơi đâu. Ngoài ra cũng có rất ít phần mềm quản lý một cách toàn diện học sinh, phụ huynh, giáo viên, nhân viên phục vụ công tác chăm sóc khách hàng.

  • Quản lý các hoạt động của nhà trường hiệu quả:

Phần mềm quản lý trường học cần phải quản lý được các nội dung, hoạt động nội dạy trẻ một cách khoa học, hiệu quả như:

+ Quản lý và truyền tải chương trình học, hoạt động trong lớp, hoạt động ngoại khóa một cách nhanh chóng và trực quan nhất.

+ Quản lý và truyền tài các nội dung về ăn uống, dinh dưỡng tới phụ huynh hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

+ Quản lý tình hình sức khỏe của học sinh một cách chi tiết, được ghi nhận định kỳ đảm bảo cho việc chăm sóc các bé một cách tốt nhất.

Điều này giúp gia đình cùng đồng hành với nhà trường để nuôi dạy trẻ tốt nhất từ đó việc nôi dạy trẻ trên trường cũng đạt được hiệu quả tối đa.

  • Quản lý các đánh giá, nhận xét trẻ chuyên nghiệp và khoa học:

Thông thường các phần mềm quản lý trường học đều có chức năng này. Tuy nhiên đa phần rất cứng nhắc, không linh hoạt để nhà trường có thể đưa vào áp dụng một cách khoa học và hiệu quả. Khi lựa chọn phần mềm quản lý trường học các bạn nên chú ý phần mềm đó có các ưu điểm như sau không:

+ Thao tác đánh giá, nhân xét…dễ dùng, thuận tiện cho Giáo viên, nhà trường.

+ Có đầy đủ chức năng để nhà trường lựa chọn như: Đánh giá và nhận xét theo ngày, theo tuần, theo tháng, đánh giá theo file mẫu nhà trường…

+ Phần mềm có cho phép gửi nội dung bài học, hoạt đông linh hoạt bằng nhiều cách khác nhau hay không. Có thể kể tới như gửi file đính kèm, gửi Video, gửi theo mẫu,…

Việc một phần mềm quản lý trường học đáp ứng các chức năng đánh giá nhận xét linh hoạt sẽ giúp nhà trường có nhiều lựa chọn phù hợp với quy trình đào tạo của mình, đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp trong công tác đào tạo.

  • Quản lý tương tác dễ dàng và bảo mật:

Hiện nay nhà trường có thể sử dụng nhiều công cụ để tương tác với phụ huynh học sinh, với nhân viên…các công cụ đó có thể kể tới như: Facebook, Zalo, điện thoại hay bằng hình thức gửi các thông báo bằng giấy. Tuy nhiên tất cả các công cụ trên đều có nhiều hạn chế, bởi vì đây là những nền tảng mạng xã hội không có những chức năng chuyên biệt phục vụ cho trường học. Dưới đây là một vài điểm khách biệt để các bạn tham khảo:

Facebook, Zalo, Email, Gọi điện, Giấy thông báo,…. Ứng dụng OneKids
Facebook, Zalo,….các mạng xã hội

  • Facebook, Zalo không phải là một hệ thống quản lý, không có công cụ hỗ trợ quản lý các hoạt động của Nhà trường.
  • Không phải Phụ huynh nào cũng sử dụng mạng xã hội hoặc thường xuyên sử dụng mạng xã hội.
  • Không kiểm soát được đối tượng nhận thông tin, mọi người đều có thể xem và phản hồi. Các nội dung tích cực hay tiêu cực đều có. Nhà trường không thể kiểm soát được nội dung.
  • Khó quản lý giữa thông tin học sinh và các tài khoản mạng xã hội của Phụ huynh.
  • Không phù hợp để trao đổi các thông tin nội bộ hay các thông tin mang tính riêng tư: tình hình học tập, các vấn đề cá nhân, học phí…
  • Do là mạng xã hội nên các thông tin, hình ảnh của các con sẽ không đảm bảo tính riêng tư.

Gọi điện, Email, gửi giấy thông báo…

  • Cùng một nội dung chung nhưng phải mất nhiều lượt trao đổi với từng phụ huynh
  • Không phải Phụ huynh nào cũng sử dụng Email. Khi muốn gửi thông tin cho một nhóm học sinh bất kì, Nhà trường, Giáo viên cần phải tìm email, chọn lọc… gây bất tiện và mất nhiều thời gian.
  • In ấn giấy tờ (thông báo, thực đơn, chương trình học…) gây tốn kém chi phí, mất nhiều thời gian.

Ngoài ra

  • Các thông tin mang tính chất cấp thiết hay quan trọng sẽ không thể truyền tải đến Phụ huynh được kịp thời, nhanh chóng và toàn bộ.

Các thông tin như Phụ huynh xin nghỉ, Phụ huynh dặn thuốc cho con Nhà trường sẽ khó quản lý và đồng bộ nếu Phụ huynh gửi qua các hình thức Zalo, Facebook, gọi điện, nhắn tin, ….

  • Là hệ thống quản lý chuyên biệt dành cho trường trường học.
  • Nhà trường có thể dễ dàng truyền tải thông tin đến tất cả học sinh, một lớp hay một nhóm học sinh bất kì.
  • Tất cả mọi thông tin Nhà trường đều có thể kiểm soát. Mọi thông tin trao đổi giữa Phụ huynh và Giáo viên. Nhà trường đều có thể nắm được.
  • Các thông tin truyền tải đến Phụ huynh đảm bảo tính riêng tư, Phụ huynh nào sẽ nhận được thông tin của con Phụ huynh đấy.
  • Tất cả các thông tin xin nghỉ, dặn thuốc… Phụ huynh gửi Giáo viên, Nhà trường đều có thể kiểm soát và quản lý được.
  • Các thông tin như Chương trình học, thực đơn sẽ được cập nhật lên hệ thống và tự động gửi đến từng phụ huynh. Nhà trường sẽ không cần phải in ấn, giúp tiết kiệm chi phí. Phụ huynh rất tiện xem mỗi khi cần.
  • Phụ huynh muốn góp ý có thể góp ý trực tiếp đến Nhà trường thông qua ứng dụng giúp đảm bảo tính riêng tư cho từng Phụ huynh.

Tính năng đặc biệt chỉ có tại OneKids

  • Tích hợp công nghệ xem Camera lớp học lên ứng dụng. Phụ huynh có thể xem Camera trực tiếp trên ứng dụng OneKids mà không cần phải cài đặt thêm các ứng dụng khác. Giúp Phụ huynh có thể sử dụng đơn giản, thuận tiện hơn và dễ dàng hơn.
  • Tích hợp tính năng gửi tin nhắn SMS giúp Nhà trường có thể gửi các thông tin mang tính chất cấp thiết, quan trọng đến một, nhiều Phụ huynh cùng một lúc mà chỉ chưa đến 1 phút. Cho dù Phụ huynh ở bất cứ nơi đâu mà không cần ĐT Phụ huynh phải có kết nối 3G hay Wifi.
  • Tự động gửi các tin nhắn chúc mừng sinh nhật, chúc mừng các ngày Lễ, Tết…đến từng Phụ huynh, Giáo viên. Giúp thể hiện sự quan tâm của Nhà trường và nâng cao hình ảnh, sự chuyên nghiệp.

Cung cấp ứng dụng dành riêng cho Quản lý Nhà trường, có thể quản lý, theo dõi mọi hoạt động của Nhà trường, các cơ sở mọi lúc mọi nơi.

    Ngoài ra các yếu tố bảo mật hay bảo vệ quyền riêng tư cho mỗi học sinh, bảo mật thông tin cho phụ huynh học sinh cũng là điều rất quan trọng. Việc cung cấp các thông tin của người dùng trên Facebook hay trong các Group Zalo có thể dẫn tới những phiền nhiễu không đáng có. Đồng thời với nhà trường việc quản lý các kênh giao tiếp này thực sự rất khó khăn và mất nhiều thời gian, đôi khi việc truyền tải thông tin không chuẩn sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh, thương hiệu của nhà trường!
  • Quản lý, phân loại và hỗ trợ chăm sóc khách hàng:

Đối với mỗi phụ huynh học sinh khi cho con theo học tại trường bạn, phần mềm quản lý trường học sẽ lưu lại các thông tin của học sinh và phụ huynh. Trên phần mềm quản lý trường học bạn có thể sắp xếp họ vào nhóm khách hàng cụ thể. Thông qua dữ liệu thông tin khách hàng, bạn có thể quản lý và phân loại khách hàng… Từ đó, đưa ra cách chăm sóc, những ưu đãi riêng, đặc biệt để biến họ thành khách hàng trung thành.

Đối với phần mềm quản lý trường học chuyên nghiệp cần có tính năng thiết lập và quản lý những chương trình chăm sóc khách hàng dựa trên các chức năng tương tác đa nền tảng như: thông báo qua ứng dụng tự động, gửi SMS chăm sóc khách hàng, hay lên những kịch bản tự động chăm sóc khách hàng những ngày lễ tết, những sự kiện nhà trường tổ chức…

  • Quản lý học phí toàn diện và tự động:

Trong hoạt động của trường học, trường mầm non thì công việc tính toán các khoản thu cho mỗi học sinh sẽ mất nhiều thời gian. Nếu chỉ quản lý bằng excel, bạn sẽ phải tìm cách tổng hợp nhiều dữ liệu cho mỗi học sinh của mình. Khi bạn phải xử lý nhiều thông tin cho các học sinh sẽ không tránh khỏi sự sai sót, nhầm lẫn. Khi đó việc rà soát lại cũng mất nhiều thời gian và công sức của bạn, chưa kể những sai sót đó có liên quan tới tiền bạc sẽ ảnh hưởng tới uy tín của nhà trường.

Hiện nay trên thị trường sẽ có những phần mềm tính toán học phí riêng biệt và có những phần mềm quản lý trường học đã tích hợp tính năng về học phí cho nhà trường. Tuy nhiên các bạn cần chú ý không phải đơn vị nào cũng tích hợp một cách đầy đủ chức năng quản lý học phí một cách bài bản và thuận tiện. Đôi khi các đơn vị chỉ tích hợp sơ sài một số chức năng như: kê khai các khoản thu, thống kê và thông báo học phí… những tính năng này sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu thiết yếu của trường học trong công tác quản lý học phí của mình.

Một số chức năng về quản lý và tính toán học phí các bạn nên chú ý như sau:

+ Phần mềm có chức năng tính toán tự động, tính toán thủ công học phí cho học sinh hay không?

+ Phần mềm có chức năng quản lý các khoản thu chi tiết và linh hoạt tới từng học sinh hay không?

+ Phần mềm có cho phép tùy biến các khoản thu một cách dễ dàng hay không?

+ Phần mềm có các chức năng thống kê, báo cáo các học sinh, báo các các loại hóa đơn học phí đầy đủ hay không?

+ Phần mềm có hỗ trợ quản lý cũng như tìm kiếm các thông tin học phí đầy đủ và dễ dàng hay không?

+ Phần mềm có cho tùy biến truyền tải thông tin học phí tới phụ huynh theo yêu cầu của nhà trường hay không?

+ Phần mềm cho phép phụ huynh nhận các thông tin học phí trên ứng dụng, qua tin nhắn thương hiệu hay không?

+ Phần mềm có hỗ trợ công tác thu học phí nhanh chóng hay không?

+ Phần mềm cho phép in ấn các phiếu phục vụ công tác thu học phí và lưu trữ hay khônng?

+ Phần mềm có cho phép xuất dữ liệu để phục vụ công tác quản lý, xây dựng báo cáo hay không?

Trên đây là một số chức năng cần phải có để việc quản lý thu học phí của trường bạn nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian cũng như tránh được những sai sót, thất thoát không đáng có.

  • Quản lý công lương nhân viên:

Nhân sự và tiền lương là vấn đề bất kỳ trường học nào cũng quan tâm. Việc quản lý nhân sự và tiền lương trong nhà trường thường gặp nhiều sai sót, đặc biệt là khi số lượng nhân sự ngày càng tăng lên. Đa số phần mềm quản lý trường học chỉ có chức năng thông báo lương, việc tính toán công lương cho giáo viên còn nhiều hạn chế. Vì vậy một số chức năng về tính công lương cần lưu ý như sau:

  • Phần mềm cho phép khởi tạo phiếu lương linh hoạt
  • Phần mềm có thể tự động tính lương theo dữ liệu chấm công
  • Quản lý và báo cáo bảng lương của toàn bộ nhân viên
  • Thao tác in ấn, chi lương thực hiện trên phần mềm nhanh chóng và thuận tiện
  • Tùy biến thông báo lương qua nhiều hình thức: trên ứng dụng, qua tin nhắn SMS
  • Bảo mật dữ liệu

Đây là một số chức năng bạn cần lưu ý của chức năng quản lý nhân sự tiền lương phổ biến nhất hiện nay. Hi vọng với các thông tin trên, nhà trường có thể lựa chọn được giải pháp quản lý nhân sự tiền lương phù hợp.

  • Quản lý thu chi nội bộ:

Đa phần các trường hiện nay việc quản lý thu chi nội bộ đều sử dụng các phương tiện truyền thống như sổ sách giấy tờ, sử dụng Excel…Các nghiệp vụ quản lý này thường bị phân tán dữ liệu cũng như còn gặp nhiều sai sót, thất lạc giấy tờ. Ngoài ra hình thức quản lý này sẽ mất nhiều thời gian, công sức cho nhân viên hàng ngày cũng như việc nhà quản lý muốn có số liệu tức thời về tình hình tài chính nhà trường thì hầu như không thể do cần có thời gian để tổng hợp, báo cáo. Vì vậy việc một phần mềm quản lý trường học hiệu quả cần có chức năng quản lý tài chính nội bộ đầy đủ, nhanh chóng và thuận tiện.

Một số chức năng, tiện ích có thể kể tới như:

+ Quản lý phiếu thu

+ Quản lý phiếu chi

+ Quản lý quỹ

+ Quản lý đối tượng

+ Thống kê, báo cáo, tìm kiếm các hoạt động thu chi

+ Thao tác thuận tiện, nhanh chóng, có các công cụ hỗ trợ quản lý từ xa

Đây là một số chức năng để bạn có thể thực hiện công việc quản lý tài chính nội bộ chi tiết với ít thời gian và nhân lực nhất.

3. Giá thành phần mềm quản lý trường học hợp lý:

Chi phí để sử dụng phần mềm là một trong những mối quan tâm cần phải lưu ý. Việc lựa chọn một phần mềm quản lý trường học vừa hiệu quả vừa có chi phí hợp lý là điều cần phải cân nhắc. Bạn nên lưu ý, không phải cứ phần mềm quản lý trường học có chi phí cao thì đồng nghĩa với việc phần mềm đó sẽ đáp ứng và phù hợp được với nhu cầu của bạn. Và ngược lại, cũng đừng quá ham những phần mềm quản lý trường học có chi phí rẻ vì mua về xong mà không giải quyết được những vấn đề của bạn thì rẻ cỡ nào cũng chỉ là lãng phí.

4. Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình và chu đáo:

Ngoài các tính năng cơ bản đã nêu, việc lựa chon đơn vị có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình và chu đáo sẽ giúp bạn sớm đưa phần mềm vào hoạt động để đem lại hiệu quả cao nhất cho nhà trường. Bên cạnh đó bất cứ khi nào bạn có phát sinh cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng thì bạn đều nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm.

Lời kết:

Trước khi quyết định chọn mua phần mềm quản lý trường học, trường mầm non, bạn nên đăng ký dùng thử để trải nghiệm toàn bộ các tính năng xem có phù hợp và đáp ứng được cho quy mô ngôi trường của bạn hay không. Như vậy, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định chính xác sau cùng để sở hữu được một phần mềm quản lý trường học hiệu quả và phù hợp.

Đăng ký dùng thử miễn phí Phần mềm quản lý trường học OneKids – ĐƠN GIẢN & HIỆU QUẢ, ai cũng dùng được để trải nghiệm toàn bộ các tính năng hữu ích đang có trên Phần mềm quản lý trường học OneKids

Tags: phan mem quan ly hoc sinh, phan mem quan ly truong hoc, phan mem quan ly giao vien, phan mem quan ly thu hoc phi, phan mem quan ly mam non, quan ly truong mam non de dang va hieu qua
Liên hệ ngay với chúng tôi!
Liên hệ